Kịch Bản, Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Khai Trương 2021

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp.

Checklist các hạng mục sự kiện lễ khai trương:

Để đảm bảo được sự kiện lễ khai trương diễn ra đúng quy mô, mục đích và giới hạn ngân sách dự kiến. Doanh nghiệp nên lập kịch bản, kế hoạch cho các hạng mục thực hiện sự kiện bao gồm:

• Thời gian, địa điểm tổ chức lễ khai trương.
• Mục đích và yêu cầu về quy mô, hình ảnh truyền thông, chi phí, đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.
• Các hạng mục cơ sở vật chất tổ chức sự kiện: (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nhà bạt, sân khấu, standee, trang trí, bộ dụng cụ cắt băng khai trương…)
• Nhân sự thực hiện sự kiện: MC, lễ tân, khách VIP, ban tổ chức, đội lân sư rồng, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sỹ, quay phim, chụp hình sự kiện,…

Lễ khai trương showroom Kagawa

• Các tư liệu (tờ rơi, sản phẩm mẫu, video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) cho khách hàng tới dự lễ khai trương.
• Các ấn phẩm cần thiết kế cho buổi khai trương: thư mời, tờ rơi, banner, backrup sân khấu, standee, layout mặt bằng sự kiện,…

Giám đốc Kagawa phát biểu trong lễ khai trương

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Bao gồm kịch bản khung chương trình, kịch bản lời dẫn MC, kịch bản các bài phát biểu lựa chọn thời gian, địa điểm khai trương,…

Để có được buổi lễ khai trương diễn ra trọn vẹn, chỉnh chu và chuyên nghiệp. Công ty cần chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng về thời gian và địa điểm phù hợp tổ chức lễ khai trương.

Hình ảnh khách hàng đăng ký trải nghiệp tại showroom Kagawa 

• Ngày tốt khai trương – Ngày Tốc Hỷ: Ngày Tốc Hỷ là một ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09. Xét về tượng vật thì nó ứng với điện thoại, công văn, thư báo, thư tín, thông tin. Xét về sự việc thì nó ứng với tình cảm, đám cưới, tin mừng…
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại Cát: Trong chu kỳ tuần hoàn vận động của sáu cung thì Tiểu Cát ứng ở vị trí số 5. Đây là một ngày tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ. 
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại An: Ngày Đại An là ngày mang lại điềm may mắn, cảm giác an tâm về mặt tâm lý. Ý nghĩa của ngày Đại An được ghép lại từ 2 từ: Đại có nghĩa là lớn, vững mạnh, lâu dài; An có nghĩa là bình an, suôn sẻ, được bảo vệ che chở và thành công. 

Khách trải nghiệm sản phẩm chất lượng tại lễ khai trương showroom Kagawa

Doanh nghiệp có thể dựa vào lịch vạn niên để lựa chọn những ngày tốt thuộc về ngày tốc hỷ, đại cát, đại an,… phù hợp với tướng mệnh của mình. Ngoài ra, cần chú ý ngày tổ chức khai trương có phù hợp với thời gian để có sự góp mặt của khách mời sự kiện hay không.

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Doanh nghiệp có thể tổ chức trước mặt tiền của showroom, cửa hàng, văn phòng của mình (nếu diện tích mặt tiền cho phép).

Nếu tổ chức khai trương ngoài mặt tiền đường. Doanh nghiệp chú ý nên có phương án phân luồng giao thông, chỗ để xe khách tham dự; không gian bố trí sân khấu; bàn ghế; âm thanh; ánh sáng sự kiện; mái che nắng, mưa trong suốt thời gian chuẩn bị và triển khai lễ khai trương,…

Trong trường hợp không gian mặt tiền không đủ để tổ chức lễ khai trương thì chọn phương án tổ chức trong showroom, văn phòng,… Phương án này an toàn hơn về thời tiết, chủ động được nhiệt độ không gian. Nhưng sẽ giảm đi yếu tố truyền thông của buổi lễ khai trương cho các sản phẩm, dịch vụ đối với người đi đường.

Tổ chức lễ khai trương showroom Toshiko

Lên ngân sách cho kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm,…)
• Đồ ăn thức uống: ăn tiệc bàn tròn set mennu hay tiệc buffet, teabreack,…
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào,…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình,…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ,…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế,… nếu không có trong phí thuê địa điểm)

• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card,…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục,…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh,…

Hình ảnh khai trương showroom Toshiko

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie, …
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế, …

Thực hiện nghi thức cúng khai trương và khấn khai trương

Sau khi chọn được ngày tốt để khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị những lễ vật để dâng lên hương án theo tục lệ để cầu cho showroom, cửa hàng, văn phòng được làm ăn thuận lợi, may mắn.

Chủ doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bài văn cúng và làm lễ cũng khai trương trước khi buổi lễ diễn ra chính thức.

Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương

Các buổi lễ khai trương hiện nay đều thường được tổ chức chung một quy trình nhằm đảm bảo sự nhất quán, chuyên nghiệp. Thông thường bất kỳ một buổi lễ khai trương nào cũng đều có các phần chính gồm:

• Chào đón khách mời – Giới thiệu đại biểu
• Múa Lân – Sư – Rồng – Phát biểu khai trương
• Cắt băng khai trương – Giao lưu văn nghệ
• Giao lưu tiệc liên hoan khai trương – Tiễn khách ra về

Tuy các phần trong buổi lễ khá dễ để nắm bắt. Điều quan trọng trong một buổi lễ khai trương đó là sự thân thiện, niềm nở của người chủ doanh nghiệp đối với các đối tác, khách hàng của mình.

Khách hàng nhận ưu đãi của chương trình tổ chức lễ khai trương showroom Kagawa

Chào đón khách mời

• Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
• Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
• Màn hình LCD, LED chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
• Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng, …
• Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.
• Tiết mục văn nghệ

• MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ
• Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng
• Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình

Khai mạc

• MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự
• Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty
• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng
• Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.

Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương
• Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ
• MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng

Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ khai trương

• Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời
• Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe
• Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng khách tham dự sự kiện, …

Truyền thông Phan Đăng ý thức được tầm quan trọng của buổi lễ sự kiện khai trương diễn ra thành công tốt đẹp. Một buổi lễ khai trương hoành tráng, gây được sự chú ý tới công chúng, các đối tác thì ngay tại ấn tượng về thị giác là điều ưu tiên hàng đầu. Như vậy có nghĩa là khâu trang trí sự kiện là vô cùng quan trọng.

Truyền thông Phan Đăng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và luôn giàu ý tưởng sẽ thay doanh nghiệp thực hiện thiết kế không gian: cổng chào, sân khấu, sảnh cúng sao cho hợp lý, đẹp và ý nghĩa, khiến các vị khách đều thích thú để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng người tham dự sự kiện. Toàn bộ không gian sự kiện sẽ được bộ phận thiết kế phác thảo lên không gian 3D, 2D để khách hàng xem xét và góp ý, thống nhất trước khi triển khai sự kiện.

Đặc biệt, là một công ty truyền thông, chúng tôi luôn chú ý để giá trị truyền thông, quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới đông đảo khách hàng tham gia trực tiếp và lan tỏa gián tiếp trước, trong và sau sự kiện diễn ra. Nhằm mục đích phát huy hết giá trị về ngân sách, cơ hội mà sự kiện lễ khai trương diễn ra.

Quý khách có nhu cầu tổ chức lễ khai trương, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Trụ sở: 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Phú Nhuận, TP.HCM
Chi nhánh 1: D17, Khu Dân Cư Viet Sing, Thuận An, Bình Dương
Chi nhánh 2: 170 Nguyễn Trung Trực, TT Dương Đông, Phú Quốc

Điện thoại: 028 6680 5118 – 0703 495 678

Email: truyenthonghandang@gmail.com

Website: www.tochuckhanhthanh.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/